Projectbureau Duurzaam Integraal Archiefbeheer (PB DIA)

Het Ministerie van Verkeer en Waterstaat (VenW) is voornemens haar archiverings-systemen te moderniseren en te verbeteren zodat deze gelijke tred houdt met de digitale informatieverwerking van de bedrijfsprocessen. De basis voor deze modernisering en verbetering zal worden gelegd met het aangeschafte T²-eRecords. Dit pakket zal tevens de huidige generatie postregistratiesystemen binnen VenW vervangen. Het PB DIA is voor de uitvoering van dit project opgericht en in april 2001 van start gegaan.

Project Support Office (PSO) heeft voor dit project in acht weken tijd de ondersteuning opgezet en vormgegeven. Door de snelle groei en sterke behoefte aan gesprecialiseerde ondersteuning is PSO vervolgens nog twee jaar full-time betrokken gebleven bij dit project. Het projectbureau omvatte gemiddeld een vijftiental full-time projectmedewerkers en een drietal 'zware' ondersteuners. Naast de standaard secretariële en administratieve werkzaamheden waren de werkzaamheden opgedeeld in drie everedig kennisgebieden waardoor iedere ondersteuner een belangrijke aanvullende taak uitvoerde en werk uit handen nam van consultants en de projectleider.

Deze drie kennisgebieden waren alsvolgt ingericht:

1. Het voeren van het planmatige en de kwalitatieve ondersteuning: Ondersteuning op het gebied van de Europese Aanbesteding in de eerste projectfase, tot in een volgende projectfase ondersteunen van het testteam en bijhouden van de projectplanning, de kwaliteit en het versiebeheer van de opgeleverde projectdocumenten.

2. Het voeren van beheersmatige ondersteuning: Ondersteuning op het gebied van het aangaan van contracten, de urenregsitratie, het financieel beheer en het voorbereiden van managementrapportages.

3. Het voeren van communicatie- informatiemanagement: Ondersteuning op het gebied van een goed databasebeheer, intranetbeheer en organisatie van informatiebrochures (van de drukker tot aan de lezer).

Nu het project zich in een ervaren omgeving bevindt zorgt de organisatie zelf voor de ondersteuning van het projectbureau.